如果我们走进一间办公室，我们会发现许多办公桌上的物品、文件、书籍等的摆放是大不相同的，有些整洁有序，有些零乱不堪;有些充满温馨的气息和氛围，有些则让人感到压抑无趣。如果看一下个人电脑，我们会发现电脑桌面也是大不一样，文件夹管理也大不相同，有的简洁有序，分类合理，查找方便，有些则是混乱无序。这些都涉及现场管理标准化问题，这里就给大家介绍一种并不陌生的管理工具——5S管理。
5S是指整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)和素养(SHITSUKE)五个项目，因日语的拼音均以“S”开头，英语也是以“S”开头，所以简称5S。
5S起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法。1955年，日本的5S的宣传口号为“安全始于整理，终于整理整顿”。当时只推行了前两个S，其目的仅是为了确保作业空间和安全。到了1986年，日本的5S著作逐渐问世，从而对整个现场管理模式起到了冲击作用，并由此掀起了5S的热潮。
第二次世界大战后，日本企业将5S运动作为管理工作的基础，推行各种品质的管理手法，产品品质得以迅速提升，奠定了经济大国的地位，而在丰田公司的倡导推行下，5S在塑造企业形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认识。
我国也已开始着手现场管理国家标准的研制。“根据国家标准化管理委员会下达的国家标准制、修订项目计划，全国质量管理和质量保证标准化技术委员会(SAC/TC151)已完成《现场管理准则》国家标准征求意见稿的起草工作，项目编号为20110182-Z-469。”
一、办公室5S管理内容
(一)桌面位置摆放规范
(二)办公桌抽屉整理规范
(三)5S管理制度检查表
(四)办公区工作纪律规定
(五)办公区域环境卫生管理
(六)办公室安全管理
以下就这六个方面的5S管理要求和操作作一介绍，这里结合办公环境特点对原标准作了一些改动，因为原标准更适合生产现场而不是办公环境。
二、五个标准
(一)整理
定义：区分要与不要的物品，现场只保留必需的物品，根据需要的频率安排摆放位置。
目的：① 改善工作环境和增加工作面积;② 现场无杂物，行道通畅，提高工作效率;③ 减少磕碰的机会，保障安全，提高质量;④ 消除管理上的混放等差错事故，便于资料查找;⑤ 有利于减少库存量，节约资金;⑥ 改变作风，提高工作情绪。
做法：把要与不要的物品分开，再将不需要的物品加以处理(注意密级文件按有关制度处理)。建立公共资料柜，将大家都需要的资料共同存放并按业务分类，专人负责建立文档借阅登记管理。对办公现场的现实摆放和停滞的各种物品进行分类，区分什么是现场需要的，什么是现场不需要的。对于办公室里各个工位或设备的前后、通道左右以及办公室的各个死角，都要彻底搜寻和清理，达到现场无不用之物。工位摆放要整体安排，做到便于走动、便于采光、便于减少不必要的相互干扰，又尽量安排紧凑节约空间，留出接待来访的空间。尽可能布置一些环保、养护方便、美观的花草。墙面布置也要本着看板管理、赏心悦目的原则进行设计。
(二)整顿
定义：必需品依规定定位、按标准摆放，整齐有序，明确标示。
目的：不浪费时间寻找物品，提高工作效率和服务质量，保障安全。
做法：把需要的物品加以定量、定位。通过前一步整理后，对现场需要留下的物品进行科学合理的布置和摆放，以便能用最快的速度取得所需之物，在最有效的规章、制度和最简洁的流程下完成作业。
要点：① 物品摆放要有固定的地点和区域，以便于寻找，消除因混放而造成的差错。② 物品摆放地点要科学合理。例如，根据物品使用的频率，经常使用的东西应放得近些，偶尔使用或不常使用的东西则应放得远些。③ 物品摆放目视化，使定量装载的物品做到过目知数，摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别。例如：钥匙有很多把，如何快速找到所需钥匙，就需要进行标示或按类分组;再例如：文件、资料、报告、报纸杂志等要分类摆放，并按重要程度、使用频率区别摆放，应按年度建立文档目录;再例如：公共资料柜应在单位内部建立统一摆放标准;再例如：电源、设备线路等要由专业人员统一规范布置，并要求所有人掌握设备、电源等安全使用知识，最后一个离开办公室的人要做到关闭所有电源、关闭所有窗户等。
(三)清扫
定义：清除现场内的脏污、清除作业区域的废气物品及垃圾。
目的：清除“脏污”，保持现场干净、明亮，使人心情愉悦。
做法：去除工作场所污垢，定期按规定处理不需要的杂物、文档、书籍、报纸、杂志等。
要点：① 自己使用的物品，如设备、工具等，要自己清扫，而不要依赖他人。② 公共设备使用要注意掌握操作规范，由专人负责保养。③ 清扫也是为了改善。除了自己要负责自己办公桌及设备的清扫外，也要自觉维护公共环境的整洁，对于面积不大的办公室，所有人都应承担公共区域的清扫，对于办公面积较大的开放式办公环境，可以安排专门保洁人员清扫，但每个人必须注意个人文档资料及个人物品的保管。
(四)清洁
定义：将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化，维持其成果。
目的：认真维护并坚持整理、整顿、清扫的效果，使其保持最佳状态。
做法：通过对整理、整顿、清扫活动的坚持与深入，消除发生安全事故的根源，创造一个良好的工作环境，使职工能愉快地工作并提高工作效率，保障工作质量。 要点：① 办公环境不仅要整齐，而且要做到清洁卫生，保证职工身心健康，提高职工工作热情;② 不仅物品要清洁，而且职工本身也要做到清洁，如衣服或工装要清洁，仪表要整洁，及时理发、刮须、修指甲、洗澡等;③ 职工不仅要做到形体上的清洁，而且要做到精神上的“清洁”，待人要讲礼貌、要尊重别人;④ 要使环境不受污染，进一步消除浑浊的空气、粉尘、噪音和污染源，消灭职业病。
(五)素养
定义：人人按章操作、依规行事，养成良好的习惯，使每个人都成为有教养的人。
目的：提升“人的品质”，培养对任何工作都讲究认真的人。
做法：努力提高人员的自身修养，使人员养成严格遵守规章制度的习惯和作风，是5S活动的核心。良好习惯的养成要做到：①明确要求，每个人都知道应该怎么干;②要示范，有标杆，有榜样;③要有检查，有制度，有要求;④要持之以恒，坚持不懈。
推行步骤
步骤1：成立推行组织
步骤2：拟定推行方针及目标
步骤3：拟定工作计划及实施方法
步骤4：教育培训
步骤5：活动前的宣传造势
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