政府机关、企业公司公务接待活动分工明细责任表

公务活动接待分工表 信息收集 序 工作内容 工作要求 责任人 备注 与对方联系人充分沟通，收集XXX基本情况及来访意图，主要包括：XXX人数、姓名、性 别、民族、职务及排序、宗教信仰、生活习俗等，XXX来访意图、日常安排、接送需求、 1 来访信息收集 住宿需求、用餐需求、票务预订需求等，XXX随同人员、司机人数、车辆牌号、列车车 次、航班班次、抵达时间等。 接待方案 序 工作内容 工作要求 责任人 备注 根据接待活动类别拟定活动方案，主要包括：接待方针、规格、形式、时间、地点、出席 2 拟定接待方案 人员、议程、费用预算等。 接待要素确定 序 工作内容 工作要求 责任人 备注 如在公司会场开展接待活动，应提前预定接待场所（会议厅、贵宾厅、文化展示厅等） 3 确定接待场所 如在外部开展活动，应提前确定接待场所。 视活动需要，如需用餐的，工作组应提前预定餐厅。 视活动需要，如需住宿的，工作组应提前预定宾馆。 4 食宿行安排 视活动需要，如需用车的，工作组应提前提出用车申请，如外租车辆，应提前联系好租车 公司。 工作组负责拟写出席领导讲话稿、汇报材料、交流材料、欢迎辞、祝酒辞、贺辞、贺信 等，根据需要制作 PPT演示稿。 5 工作组负责协助活动主持人拟写主持词。 文字材料准备 工作组负责各项文字材料的准备、收集、汇编、打印装订等工作。 视活动需要，工作组负责拟定活动宣传标语内容。 视活动需要，提前开展活动相关物料的领取、采购、设计、制作等工作，括但不限于：活 动主题背景板或条幅、宣传条幅，欢迎条幅、指引水牌、活动桌签、宴会桌签、车证、胸 6 物料准备 卡、胸花邀请函、办公耗材录音笔、激光笔、礼品、酒水等。 工作组应提前对接待场所踩点，及时确定所需资源，并保持与联系人联系顺畅。 接待活动中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅费用的，发生费用一般由主办部门/单位承 7 费用预算 担。 工作组应根据活动预算提前拟定好费用预算报告，并报审批。 通知及反馈 序 工作内容 工作要求 责任人 备注 工作组应在确定来访详细信息后，通知我方拟出席人员，通知至少包括：时间、地点、来 8 通知我方 宾信息、来访意图、议程安排、相关准备、着装要求、联系人及手机号码等，如在外部开 展接待活动，通知应注明会场位置图、行李路线、公共交通乘坐方式等。 工作组应在确定我方接待安排后，以函件形式反馈对方接待活动的时间、地点、行车路 9 通知对方 线、联系人及手机号码等，可温馨提示当地温度、天气、建议着装、接送联系人（手机号 码、车辆牌号）等。 10 人员落实 工作组负责协调落实我方出席活动人员。 工作组应提前 1天利用手机短信等通讯方式提醒我方出席人员活动日程安排，包括时间、 11 通知提醒 地点、相关要求等，可温馨提示会场温度、建议着装、行车路线等。 食宿行安排 序 工作内容 工作要求 责任人 备注 工作组应提前收集XXX民族、性别、职务及排序、宗教信仰、生活习俗、饮食习惯、喜好 12 餐饮准备 禁忌等信息，并在膳食准备中作相应注意。工作组应指定专人安排XXX随同人员的休息与 膳食。 需主宾双方致辞的宴会，工作组需提前为领导准备致辞，由主人先致欢迎辞，XXX再致答 13 致辞 辞谢。 14 住宿 需安排XXX住宿的接待活动，工作组